Debes tener un conocimiento básico de los términos comerciales significativos para tu empresa y relevantes para la negociación en cuestión.

Por Alexandra Ross (Senior Counsel, Paragon Legal)

La comprensión de los principales términos empresariales contractuales te permitirá llevar a cabo negociaciones más productivas y mantener relaciones duraderas con tus clientes y proveedores.

Como dirigente de una empresa, debes tener un conocimiento básico de los términos comerciales significativos para tu empresa y relevantes para la negociación en cuestión.

Los beneficios prácticos de esto son tres: 1) establecerás unas expectativas apropiadas y una base para la relación contractual, 2) mejorarás la eficiencia de la colaboración con tu asesor legal y/o el departamento de compras, y 3) al asumir la responsabilidad de tu papel , estarás más comprometida y podrás facilitar información empresarial importante y sustancial.

#1 – Modelo de Negocio

Pasa el tiempo que sea necesario investigando el modelo de negocio relacionado con los productos y servicios que compras u ofreces. Los términos clave pueden variar según el contexto de la operación (por ejemplo, dependerá de si se trata de una licencia de software tradicional, de software como servicio (SaaS), de una plataforma de social media o de servicios de consultoría). Revisa y compara las formas en que los competidores estructuran una oferta de negocio similar.

#2 – Términos contractuales empresariales

Determina si tu empresa, una sociedad matriz o filial ya tiene contratos vigentes con un proveedor o cliente determinado. Es posible que puedas obtener beneficios de los actuales términos contractuales y tal vez anular un contrato por completo (es posible que necesites hacer una modificación o declaración de trabajo, en función de tu situación particular).

Si estás negociando desde cero con un nuevo proveedor o cliente y prevees que otras entidades relacionadas podrían utilizar estos productos o servicios, pide términos contractuales empresariales, lo que significa que las condiciones que negocies se aplicarán en el futuro a estas empresas afiliadas.

#3 – Plazo

Los plazos contractuales de un año son bastante comunes y proporcionan flexibilidad en el caso de que haya cambios en tu empresa. Los vendedores prefieren obviamente plazos más largos para poder fijar los ingresos futuros. Como comprador, debes evitar acordar plazos superiores a un año, a menos que exista un claro beneficio (por ejemplo, condiciones de precios más favorables).

La renovación automática o los contrato perennes (en los que el plazo del contrato es permanente hasta que una de las 2 partes decide extinguirlo) pueden ser adecuados si no quieres gastar recursos en el seguimiento de los contratos y en su renegociación al finalizar el plazo correspondiente.

#4 – Terminación

El contrato debe incluir disposiciones para la terminación por incumplimiento de una obligación contractual e idealmente algún tipo de reembolso (ya sea completo o prorrateado) en caso de que no se pueda resolver el incumplimiento. La cuestión clave en este caso es la terminación por conveniencia, es decir, el derecho de las partes a poner fin a su discreción (es decir, sin ninguna razón indicada, fuera del contexto de una violación). Al igual que con los términos del contrato más cortos, la rescisión por conveniencia proporciona flexibilidad para el futuro, quizás acontecimientos imprevistos que provoquen que la relación contractual ya no sea deseable. Los vendedores suelen retroceder ante un contrato con una cláusula de rescisión por conveniencia y normalmente exigirán el pago de una multa por cancelación anticipada del contrato.

#5 – Productos finales

Un producto final es un producto tangible o intangible que se entregará al comprador. Los productos finales, tales como el desarrollo personalizado de software o los servicios de consultoría relacionados con tu proyecto, deben especificarse en una hoja de pedido o declaración de trabajo y se adjuntarán al acuerdo principal que se haya negociado.

Cuanto más detallada sea la descripción de los productos finales, mejor, con el fin de evitar malos entendidos sobre lo que se debe entregar a cambio de la cantidad estipulada. Un comprador debe pedir la aceptación formal de los productos finales, es decir, que debe existir un proceso por el que se revise el trabajo y y se validen los criterios de aceptación, que podrían ser las especificaciones proporcionadas por el vendedor o que se hayan establecido en el acuerdo.

Asegúrate de especificar el tiempo suficiente para llevar a cabo el proceso de aceptación y, como compradora, retrocede ante cualquier condición que establezca que después de un periodo de tiempo los productos finales serán “considerados” como aceptados. Desde la perspectiva del comprador, lo mejor es retener el pago (parcial o totalmente) hasta después de la aceptación del producto final.

#6 – Propiedad

Típicamente, en un contexto de licencias de software, el vendedor es el “dueño” del software y el titular de la licencia tiene derechos de uso establecidos en la licencia. Si estás pagando por un desarrollo personalizado o te gustaría tener derecho a realizar modificaciones en el software, es posible que desees tener la propiedad, además de los derechos de uso a fin de evitar que el proveedor y/o competidores utilicen tu código personalizado o modificado.

En el caso de los servicios de consultoría, normalmente el comprador es el propietario de los productos finales creados por el consultor. A menudo, el consultor desea mantener la propiedad de su obra preexistente y el comprador sólo desea la propiedad de lo que se haya creado específicamente para ellos. En relación con el concepto de propiedad está el de la exclusividad, es decir, llegar a un acuerdo (a menudo limitado a un período de tiempo determinado) para evitar que otros usen el producto o servicio en cuestión.

#7 – Precios

El precio es, por lo general, duramente negociado y puede depender de otras disposiciones contractuales, como los derechos a largo plazo y la terminación del contrato. Asegúrate de que entiendes completamente cómo funciona el modelo de precios y que situaciones afectarán el precio. Por ejemplo, ¿ofrecerás el status de Favorito, lo que significa que el precio (y a menudo otros términos) establecido en el contrato será comparable o mejor que el ofrecido a los demás?

¿Aumentará el precio con el tiempo o se negociará la protección de precios, lo que significa que, al renovar el contrato o adquirir productos o servicios adicionales, el precio seguirá siendo el mismo o sólo aumentará en una cantidad fija?.

#8 – Condiciones de pago

Dependiendo del contexto de la relación contractual, puede ser conveniente acordar el pago por adelantado de las tasas. Muchas licencias de software, por ejemplo, exigen el pago por adelantado del período de la licencia (en este caso, quizás puedas ser capaz de negociar el pago mensual en lugar de hacerlo anualmente). En el caso de las prestaciones o servicios de consultoría, puede ser más prudente retener el pago (al menos de forma parcial) hasta después de la aceptación de los productos finales.

Si estás pagando por productos o servicios, solicita el pago a 45 días después de la factura, un descuento por pronto pago o en efectivo y huye de los intereses por demora.

#9 – Niveles de Servicio

Un acuerdo de nivel de servicio establece el estándar de rendimiento de cualquier proveedor (i) alojar una aplicación, un sitio web o contenidos y/o (ii) la prestación de servicios de mantenimiento y apoyo. Ejemplos de niveles de servicio incluyen:

  • Disponibilidad: Esto es el porcentaje de tiempo que los sistemas alojados están disponibles (típicamente entre 99 y 99.9%) durante un período determinado, con exclusión del mantenimiento programado y el tiempo de inactividad.
  • Soporte y Mantenimiento: Estos pueden incluir requisitos de servicios de soporte urgentes, tales como la corrección de errores, soporte por email, soporte telefónico, las horas de disponibilidad, etc
  • Normas de Desempeño y Mantenimiento: Estas pueden incluir compromisos con los estándares de rendimiento del hosting (tiempos de carga y la interacción), así como los procesos necearios para la gestión de la vigilancia, el mantenimiento y las posibles interrupciones del servicio que puedan ocurrir.
  • Resolución y notificación: Esto significa la rendición de cuentas según un proceso estándar para la resolución del error y las normas de notificación. Debe haber algún tipo de compromiso a la hora de (i) resolver los problemas críticos en un período de tiempo limitado y (ii) la notificación de los problemas y las posibles soluciones.
  • Pruebas de redundancia, escalabilidad y estrés: Estas pueden incluir ciertos estándares para medir las capacidades máximas de tráfico y el diseño de sistemas específicos para hacer pruebas de redundancia y estrés.
  • Reembolsos: Los niveles de servicio de soporte y rendimiento debe incluir reembolso de pago (o la opción de extinguir el contrato) por el incumplimiento de las normas de rendimiento, tiempo de actividad y soporte.

#10 – No captación

Las disposiciones de no captación evitan que individuos y organizaciones soliciten (a) empleados, (b) clientes u (c) oportunidades de negocio de otra compañía u organización por un período de tiempo. Este problema se presenta a menudo en acuerdos de servicios de consultoría o profesionales cuando una parte desea evitar la pérdida de los empleados del proveedor de servicio (o viceversa).

Estas disposiciones pueden ser de alcance limitado a la duración del contrato o de un período de tiempo después de la vigencia del contrato. Una posición intermedia es el típico contrato en el que se prohíbe “robar” o captar empleados intencionalmente, pero permite la contratación de empleados sujetos a ofertas de trabajo o anuncios genéricos.

Sobre la autora invitada: Alexandra Ross es Asesora Senior en Paragon Legal, trabajando en proyectos con clientes como Avon. Previamente, como Consejera General Asociada de Wal-Mart Stores, logró que se promoviese la ley de privacidad y cumplimiento para el comercio electrónico nacional e internacional, el marketing, el social media y las iniciativas móviles. Es una profesional certificada en privacidad de la información y las prácticas de comercio electrónico.

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